Корпоративный портал — что это такое для компании, в которой работают десятки или сотни человек? Это место, где идёт внутренняя работа: заявки, согласования, документы, справочники и внутренние сервисы, которыми пользуются только сотрудники. Не сайт о компании, а инструмент, в котором компания работает каждый день.

Обычно разговор про корпоративный портал для компании начинается с понятного: новости, поздравления, телефонный справочник. Это самая лёгкая часть, и не ради неё портал затевают. Работа начинается, когда в нём появляются заявки и согласования и сразу встаёт вопрос, кто какие документы вправе видеть и кто вправе их менять.

Поэтому портал — это прежде всего правила: кто согласует, что происходит при отказе, кто видит чужие данные. Ниже разбираем, какие функции простые, где сидит основная работа, что входит в первую версию и когда разумнее купить готовое.

Что такое корпоративный портал и чем он отличается от сайта

Сайт рассказывает о компании наружу: клиентам, партнёрам, будущим сотрудникам. Портал обслуживает работу внутри: заявки, согласования, документы, права доступа, внутренние сервисы. Снаружи его не видно, и ценят его не за внешний вид, а за то, сколько работы в нём можно сделать без чатов и таблиц.

Отсюда разная главная сложность. У сайта это то, как он выглядит и как его находят. У портала — кто что вправе увидеть и что происходит, когда два человека правят одну запись одновременно: чья правка останется и узнает ли второй, что его изменения перезаписаны.

И разный счёт. Сайт оценивают по страницам и дизайну, портал — по числу правил: кто, что и в каком состоянии вправе изменить. Два портала с одинаковым набором экранов сильно отличаются по объёму работы, если в одном заявку подписывает один руководитель, а в другом — цепочка из трёх человек с разными правами в каждом филиале. Поэтому, когда заходит речь о том, во что обойдётся разработка корпоративного портала, первый вопрос не про дизайн, а про правила.

Функции корпоративного портала: что простое, а что нет

Большинство порталов собирают из одних и тех же блоков. Разница в том, сколько правил стоит за каждым из них.

  • Новости и объявления — простое. Лента, автор, дата; правило одно: кто может публиковать.
  • Телефонный справочник и оргструктура — простое, пока справочник один на всю компанию и в нём нет того, что видят не все.
  • Хранилище документов — положить файл просто. Сложно решить, кто его откроет: сотрудникам одного юрлица незачем видеть договоры другого, а филиалу — документы соседнего.
  • Заявки и согласования — здесь начинаются правила. Кто согласует и в каком порядке, что происходит при отказе, можно ли вернуть заявку на доработку, кто видит её на каждом шаге и кто может править уже согласованную.
  • Отчёты для руководителя — сам отчёт несложен. Трудность в том, что данные лежат в четырёх местах и в разных форматах. Это задача не про отчёт, а про то, где живёт правда о заказе.
  • Внутренние сервисы — графики, расчёты, учёт всего, что нужно только сотрудникам. Сложность зависит от того, есть ли внутри деньги, роли или ответственность за чужие данные.

Первые два пункта — простая часть, их легко взять и готовыми. Остальные четыре держатся на правилах, и основная работа уходит на них.

Права доступа — главная работа

В небольшой компании права описывают ролями: менеджер, бухгалтер, руководитель. Когда появляются филиалы, бренды и несколько юридических лиц, ролей перестаёт хватать. Менеджер одного филиала и менеджер другого — одна роль, но видеть они должны разное.

Пример — система для производства на заказ, в которой работает вся компания. Мы её ведём, и доступ в ней устроен так:

  • Кто что видит и меняет, решается сразу по нескольким измерениям: бренд, филиал, город, юридическое лицо.
  • Чтение и запись выдаются отдельно: можно видеть заявки соседнего филиала и не иметь права их править.
  • У персональных данных свой признак. Сотрудник без него видит телефон клиента замаскированным, а не скрытым, потому что запись всё равно нужно узнавать.

Ролями это не выражается. Роль отвечает на вопрос, что человек делает, а область — над чем он это делает. Привинтить области к системе, построенной на ролях, почти равно переписыванию: проверка прав сидит в каждом экране, каждом отчёте и каждой выгрузке. Как это устроено целиком, показывает разбор системы для позаказного производства.

Вторая половина той же работы — одновременные правки. Когда два сотрудника открыли одну заявку и оба её меняют, портал должен знать, что делать со второй правкой: перезаписать молча, предупредить или отказать. Таблица перезаписывает молча, и именно так теряются чужие изменения. В портале это правило выбирают заранее, для каждого типа записи отдельно.

Поэтому аккаунты, роли и права мы закладываем с самого начала, а не «потом добавим». Права, добавленные позже, — это переписывание половины экранов. Если на первой встрече о портале никто не спросил, кто какие документы вправе видеть, это первый вопрос, который стоит задать.

Корпоративный портал для сотрудников: почему его бросают

Портал бросают, когда он забирает больше, чем даёт. Если заявку в нём оформлять дольше, чем написать в чат, люди вернутся в чат, и никакое распоряжение этого не изменит. Портал должен снимать работу, которую сейчас кто-то делает руками.

Такую работу обычно видно по таблицам и чатам:

  • Раз в неделю кто-то затирает чужие правки в общей таблице. Таблица не различает, кто и что менял, и не умеет говорить «нельзя». Пока людей трое, это дёшево; на десяти это уже стоит рабочего дня в неделю.
  • Каждый отчёт для руководителя собирается руками два дня, потому что данные разбросаны по файлам и системам.
  • Согласование теряется в переписке, и через месяц никто не помнит, кто и когда его дал.

Если ни одного из этих признаков нет, портал, скорее всего, пока не нужен: хватит общей папки и рабочего чата. Он окупается там, где затёртые правки, ручные отчёты и потерянные согласования уже стоят людям часов в неделю.

Вторая причина — каждое изменение идёт через подрядчика. Добавить сотрудника, поменять справочник, переименовать статус: если для этого нужно писать разработчику, поддержка превращается в переписку по каждому пустяку. Поэтому в первой версии есть админка, в которой ваши сотрудники работают сами, без обращений к нам.

Третья — на стороне компании нет человека, который решает. Портал складывается из десятков мелких решений: какой статус у заявки после отказа, кто видит черновик, что считать закрытой задачей. Мы не берём проект без человека с вашей стороны, который может принимать решения. Без него правила придумывает подрядчик, а сотрудники потом их обходят.

Записи, которые нельзя переписать задним числом, и работа без сети

Есть случаи сложнее прав доступа. Три из них — из той же производственной системы, которую мы ведём восемь месяцев. Они встречаются не в каждом портале, но их трудно заметить на старте и дорого обнаружить потом.

Запись как снимок момента. Когда клиента обмеряют, анкета сохраняется снимком, привязанным к этому приёму, и после него меняться не может. Карточка клиента при этом живёт дальше. Если клиента обмерили заново через год, прошлогодняя запись обязана по-прежнему говорить то, что говорила. Внутри компании то же правило касается согласованной заявки, акта или приказа: они не должны тихо меняться вслед за справочником.

Работа без сети. Система работает офлайн-первой: действия пишутся в локальные таблицы и очередь операций, а когда связь вернулась, отправляются на сервер. То, что не прошло, видно, и его можно повторить. Синхронизация, которая молча теряет одну операцию, хуже её отсутствия.

Двое на одном рабочем месте. Рабочим местом в цехе пользуется тот, кто на смене. Второй сотрудник может войти рядом с первым и переключаться между ними, не теряя своё место. Для этого каждый экран, каждый черновик и каждая операция в очереди должны знать, кому из вошедших они принадлежат.

Все три случая проще заложить с начала, чем добавлять в работающую систему: они затрагивают каждый экран, а не один.

Когда хватит коробки

Коробочные порталы вроде Битрикс24 мы не настраиваем. Если процесс стандартный, мы советуем купить готовое, а нас позвать на интеграцию.

Простой тест: если убрать систему целиком, изменится ли ваше положение относительно конкурентов? Если нет — берите готовое. Когда ваш процесс похож на процесс тысячи других компаний, кто-то уже сделал это лучше, чем выйдет у первой версии, и десять лет это чинил.

Бухгалтерия, зарплата, «склад как у всех» — стандартные процессы. Для них покупайте готовое и интегрируйтесь: правила меняются, и следить за ними — чья-то полная занятость.

Если коробку уже купили и часть процессов пришлось переделать под неё, это не обязательно ошибка. Иногда это правильный размен: компания получает готовые правила и обновления в обмен на привычный порядок работы. Важно только, какие именно процессы переделали.

Своё имеет смысл в двух случаях. Первый — процесс и есть ваш бизнес и не похож на соседний. Если под коробку пришлось переделать именно то, на чём вы зарабатываете, вы заплатили за то, чтобы стать похожими на конкурентов. Второй — арифметика: подписка на двести сотрудников за пять лет часто дороже, чем построить и содержать своё. Обе суммы стоит посчитать до решения, а не после.

Подробный порядок выбора — в статье своя разработка или готовая коробка.

Что входит в первую версию, а что ждёт

Первая версия портала — не все функции сразу, а одна работающая часть, на которую опирается остальное.

  • Аккаунты, роли и права — с самого начала.
  • Один сквозной сценарий, который несёт работу: от заявки до результата.
  • Админка, в которой ваши сотрудники сами меняют справочники, статусы и доступы.
  • Два-три отчёта. Остальные — когда станет понятно, какие открывают.
  • Интеграции с тем, что уже есть: 1С, почта, Telegram, Битрикс24.
  • Перенос истории — второй этап. Старые данные грязные, и чистка занимает больше, чем копирование.
  • Публичный сайт и продвижение — отдельная работа со своим смыслом и своим сроком.
  • Бухгалтерию, зарплату и налоговую отчётность мы не строим.

Первая версия занимает восемь недель и стоит от 600 000 ₽. Работа идёт этапами по две недели, и в конце каждого есть то, что можно открыть и потрогать на ваших данных.

Оплата тоже по этапам. Сумма этапа не растёт, пока не меняется объём, а изменение пересчитывается до начала работ. Остановиться можно после любого этапа: сделанное работает и остаётся у вас. Сервер, домен, почта и репозиторий с первого дня оформлены на ваши аккаунты, поэтому код и доступы ваши. Шесть месяцев после сдачи ошибки заказной разработки правим за свой счёт.

С чего начать

Если вопрос «корпоративный портал — что это и нужен ли он нам» сменился вопросом «какие правила в нём будут», можно начинать. Не с дизайна экранов, а с одной страницы: чем занимается компания, что должно работать и к какому сроку. Полезно сразу добавить, какие таблицы и чаты портал должен заменить первыми и кто с вашей стороны будет отвечать на вопросы.

По такому описанию базовый расчёт придёт за 12 часов. Если правил много и сразу их не описать, можно начать с платного этапа «ТЗ и прототип»: он идёт в зачёт проекта, если работа продолжается.