Вопрос звучит как технический, а является денежным: покупать готовое или строить своё. Ошибка в обе стороны стоит примерно одинаково — год работы и половина бюджета.

Тест на пять минут

Уберите софт целиком. Изменится ли ваше положение относительно конкурентов?

Если нет — покупайте коробку. Вы не выиграете рынок системой учёта, а первая версия вашей собственной будет хуже той, которую кто-то чинил десять лет.

Если да — вопрос не в том, строить ли, а в том, какую часть строить.

Три случая, когда коробка честнее

Процесс стандартный. Если то, что вы делаете, выглядит как то, что делают тысячи компаний, кто-то уже сделал это лучше.

Требование регуляторное. Бухгалтерия, зарплата, отчётность. Правила меняются, следить за ними — чья-то полная занятость. Пусть это будет не ваша.

Вы ещё нащупываете, что вам нужно. Если процесс меняется каждый месяц, жёсткая система заморозит форму, из которой вы вот-вот вырастете. Возьмите что-нибудь гибкое и дешёвое, пока форма не устоится.

Два случая, когда своё дешевле

Процесс и есть бизнес. Мы ведём систему для позаказного производства, где вся маржа зависит от того, как выстроена последовательность работ и как снимаются мерки. Ни один продукт на рынке эту последовательность не описывает, а близкие требуют работать как все — то есть ровно то, за что клиенту не платят.

Арифметика. Подписка по местам комфортна на десяти сотрудниках и болезненна на двухстах. Если за пять лет она обходится дороже, чем построить и содержать своё, решение принимает калькулятор. Только считайте честно, вместе с содержанием. Чаще всего этот счёт ведут именно про CRM под свой процесс — там подписка за место и упирается в число людей.

Третий вариант, о котором забывают

Спор обычно ведут как выбор из двух, а рабочий ответ чаще всего третий:

коробка на всё обычное плюс своя система на ту часть, которая отличается.

Бухгалтерию, зарплату и отчётность покупают. Склад «как у всех» покупают.

А вот участок, ради которого к вам приходят клиенты, — расчёт стоимости по

вашим правилам, распределение заказов между исполнителями, приёмка с

фотофиксацией — строят и соединяют с коробкой через интеграцию.

Такой проект в разы меньше замены всего контура, и деньги в нём тратятся ровно

там, где они возвращаются. Минус один и он честный: интеграция — это тоже

работа, и её надо считать отдельной строкой, а не подразумевать.

Сколько стоит ошибка в каждую сторону

Полезно понимать не только цену решения, но и цену промаха.

Взяли коробку, а нужна была своя. Первые полгода всё хорошо, потом

начинаются обходные пути: выгрузки в Excel, второй учёт «для себя», человек,

который сводит одно с другим. Стоимость этого не в лицензии, а в людях:

обычно она равна одной-двум зарплатам в месяц, и она навсегда.

Построили своё, а хватило бы коробки. Заплатили за разработку того, что

стоило десятку тысяч в месяц, и получили систему, которую теперь надо

поддерживать самим. Это разовые потери

плюс постоянные, но их хотя бы видно в бюджете.

Первая ошибка дороже, потому что её не видно в отчётах: она размазана по

рабочему времени людей, которые «просто так привыкли работать».

Как решить за неделю, а не за квартал

Не нужен долгий анализ. Нужны четыре разговора и один документ.

1. Запишите процесс, как он идёт сегодня, вместе с костылями.

2. Возьмите два-три готовых продукта и попросите демонстрацию на ваших данных, а не на их.

3. Спросите каждого вендора, чего его продукт НЕ умеет. Ответ «всё умеет» — это ответ.

4. Попросите студию посчитать свою разработку по тому же документу.

Если готовое закрывает восемьдесят процентов и недостающие двадцать — не то, на чём вы зарабатываете, покупайте. Если недостающие двадцать это ровно ваш заработок, стройте эту часть и интегрируйте остальное.

Худший исход — не ошибиться с выбором, а выбирать, не записав процесс: тогда ни вы, ни вендор, ни студия не смотрят на одно и то же.

Мы отказываемся от заказов регулярно и не считаем это потерей: наша веб-разработка начинается от 600 000 ₽, и брать эти деньги за то, что решается подпиской, — быстрый способ получить недовольного клиента вместо рекомендации.

Раньше в этой теме: сколько стоит разработка веб-приложения и из чего складывается цена.