Кто ищет CRM для строительной компании, получает два вида ответов: списки «лучших CRM» и отраслевые страницы производителей с заголовком вроде «CRM для строительства». И там и там перечислены функции. Список полезен ровно до того момента, когда вы попробуете уложить в систему свой обычный объект: выезд на замер, смету, договор, несколько этапов работ, акты и доплату за то, что заказчик попросил переделать по ходу.

Рейтинг не знает, как у вас устроены объекты, кто решает про скидку и где прораб отмечает, что бригада сделала за день. Поэтому ниже не рейтинг, а проверки: что должно уместиться в CRM, чтобы в ней работали дольше первого квартала.

Главный вывод скажем сразу: большинству компаний, и строительных тоже, хватит готовой системы. Это пишет студия, для которой разработка CRM-системы — одна из услуг, и то же самое мы говорим на первом созвоне. Когда своя система всё-таки окупается, разобрано в конце.

Почему в строительстве сделка не заканчивается договором

В строительстве и ремонте путь от заявки до денег длинный. Выезд на замер или обследование, смета, её согласование, договор, этапы работ, акты, оплата по каждому этапу. Подписанный договор здесь — середина пути, а не финиш: деньги приходят частями, и каждая часть зависит от того, что произошло на объекте.

Воронка, которая заканчивается статусом «договор подписан», покажет отделу продаж успех, а директору почти ничего. Ему важнее другое: сколько объектов в работе, какие акты не подписаны, где заказчик задерживает оплату следующего этапа и какие объекты стоят без бригады.

Отдельная история — дополнительные работы. Заказчик на объекте просит перенести перегородку или заменить материал, прораб соглашается, а смета и договор остаются прежними. Если систему нельзя научить привязывать доплату к объекту и этапу, её посчитают в таблице или в голове и там же потеряют.

Поэтому CRM для строительной компании выбирают не по длине списка полей, а по этапам и правилам. Какие этапы у объекта после договора, кто вправе перевести его дальше, что нельзя сделать, пока не подписан акт? Система, в которой эти правила можно описать, полезнее той, где просто много полей.

Кого пускать в CRM-систему для строительной компании

CRM-система для строительной компании обычно покупается для отдела продаж. А знают, что происходит на объекте, другие люди: прорабы, бригадиры, монтажники, снабженец, кладовщик. Отдел продаж помнит, что обещали заказчику; что сделали, знает тот, кто был на объекте.

Оплата за пользователя подталкивает к простому решению: доступ дают только менеджерам. Такая оплата бьёт ровно по тому росту, который вам нужен: склад, монтажники, выездная бригада. Когда их нет в системе, события на объекте попадают в CRM пересказом менеджера, с опозданием, или не попадают вовсе.

При выборе посчитайте, сколько людей должны что-то отмечать в системе и во сколько обойдётся каждый из них. Если ответ заставляет урезать список до менеджеров, данные о работах в системе будут неполными с первого дня.

В своей системе этой арифметики нет: добавить кладовщика или бухгалтера на полставки не стоит ничего. Часто это и есть тихая причина, по которой строят своё: не сам ежемесячный счёт, а то, что оплата за место решала, кто увидит правду.

Субподрядчиков в CRM обычно не пускают, и это разумно: им нужен не доступ к сделкам, а понятное задание. Но кто-то из ваших людей должен отмечать в системе, что этап субподрядчика принят, иначе акт по объекту закроют на словах.

Прорабу не нужен весь экран менеджера. Ему нужно отметить этап, оставить комментарий, приложить фото, написать, чего не хватает. Проверьте, сколько действий это займёт в выбранной системе с телефона, стоя на объекте. Отдельное мобильное приложение для выездных сотрудников обычно делают следующей фазой, на тех же данных: к тому времени адаптивный интерфейс на телефоне покажет, какие экраны нужны в поле.

Скидки, согласования и доступ: правила, которые держатся в памяти

В строительной компании много правил, которые нигде не записаны. Скидку от объёма даёт только директор, этап нельзя закрыть без подписанного акта, счёт на следующий этап не выставляют, пока не оплачен предыдущий. Новый менеджер узнаёт о таких правилах, когда нарушит одно из них.

Коробка разрешает добавить поле под что угодно, и в этом ловушка. Поле только хранит значение и ничего о нём не знает: оно не остановит менеджера, который дал скидку сверх разрешённой. Десять своих полей в карточке — норма, сорок означают, что настоящая система — это память отдела.

Больше всего денег стоят ценовые правила. Именно они чаще всего становятся причиной, по которой коробка перестаёт подходить, и именно их дороже всего считать вручную: ошибка в обе стороны стоит денег, а обнаруживается через квартал. Если каждое коммерческое предложение у вас считается час, потому что цена зависит от того, чего CRM не умеет считать, это тот самый случай.

До выбора системы запишите правила, без которых у вас не проходит ни один объект:

  • скидки: от какого объёма, для каких заказчиков, кто вправе их дать и складываются ли две скидки;
  • согласования: какой этап нельзя пройти без директора или главного инженера;
  • переходы: кто двигает объект по этапам и кто может вернуть его назад;
  • доступ: кому открыты чужие объекты и сделки, кому — маржа, кто может передать заказчика другому менеджеру;
  • деньги: при каком условии этап нельзя закрыть, например при неоплаченном счёте.

Каждое правило записывайте арифметикой, а не фразой. Формулировку «постоянным заказчикам уступаем» не проверить ничем. Скидка с понятной границей, условием и тем, кто её утверждает, проверяется тестом, и её можно доверить системе. Записывайте только те скидки, которыми вы правда пользуетесь.

Если такой список не удаётся составить без спора, дело не в программе. Процесс продаж, о котором в отделе не могут договориться, сначала согласуют внутри компании: софт этого не сделает.

1С, таблицы рядом с CRM и перенос истории

Строительной компании почти всегда нужна связь с 1С: там выставляются счета, проходят оплаты и хранятся акты. Иногда первой важнее телефония или почта. Разумно выбрать одну интеграцию и довести её до конца, а остальные отложить на второй этап.

Дело не в технологии: у каждой подключаемой системы своё расписание и своя документация, и каждая такая связка — отдельный небольшой проект. Как устроить сам обмен между CRM и 1С — большая тема для отдельного разговора.

Второй вопрос — таблицы. Посмотрите, что люди ведут рядом с CRM: у снабженца своя таблица по материалам, у прораба график бригад, у бухгалтера сверка по актам. Параллельный учёт — это не лень, а голосование: люди ведут то, что им помогает, и терпят то, что о них отчитывается. Когда таблица и CRM расходятся, ошибается та, что ведётся для отчёта.

Для выбора это значит простую вещь. Новая система должна забирать работу у этих таблиц, а не добавлять ещё одно место для ввода. Если в ней нельзя сделать то, ради чего человек открывает свою таблицу, таблица останется, и CRM снова разойдётся с ней.

Переезжать стоит вместе с историей из таблиц и старой системы, со сверкой, а не с надеждой, что всё доехало. Что переносить, а что оставить в архиве, разобрано в статье про перенос базы в новую CRM.

CRM для небольшой строительной компании: сначала коробка

CRM для небольшой строительной компании чаще всего означает первую CRM вообще: до неё были таблицы, мессенджеры и записная книжка директора. Если вы никогда не работали в CRM, начните с коробки. Так вы узнаете, что вам нужно, и заплатите за это долю от стоимости разработки.

Из готовых систем возьмите ту, что ближе к вашему рынку: Битрикс24, amoCRM или 1С:CRM. Разницу в деньгах лучше потратить на людей.

Небольшой компании особенно легко утонуть в настройке. Начните с воронки объекта и нескольких правил, которые вы уже записали, а новые поля добавляйте только тогда, когда без них не проходит ни один объект.

Проверить в коробке стоит то же, что и в любой системе, только быстрее. Помещается ли ваш объект с этапами и актами без десятка обходных полей? Во сколько обойдутся прорабы и бригадиры, если их добавить? Есть ли готовая связь с вашей 1С и можно ли запретить закрывать этап без акта?

Настройкой и внедрением этих систем мы не занимаемся: это самостоятельное ремесло со своими специалистами, и мы были бы в нём медленнее и хуже. Но если на созвоне станет ясно, что своя система вам не нужна, назовём коробку, которую взяли бы на вашем месте. За последний год мы дважды отговорили компании от своей разработки, и обе остались нашими клиентами по другим задачам.

Коробка, своя разработка и граница CRM для строительной компании

Вопрос, который отделяет коробку от своей системы, занимает минуту. Уберите CRM целиком и спросите, что изменится в вашем положении относительно конкурентов. Если ответ «станет медленнее и грязнее, как у всех», берите коробку. Если ответ «мы не сможем продавать так, как продаём», коробка берёт с вас плату за компромисс.

Второй ответ звучит реже, чем кажется. Своё окупается, когда то, как вы продаёте, действительно часть причины, по которой к вам приходят. Подробный разбор обеих сторон — в статье чем своя CRM лучше Битрикс24 и когда хуже.

Есть и граница, которую полезно знать до выбора. CRM знает заказчика и сделку. Как только в системе появляются материалы, объёмы работ и их выполнение на объектах, её предмет уже не клиент, а объект строительства. Это другая система, а не CRM побольше, как её ни назови.

Если главная боль — не продажи, а учёт материалов и выполненных работ, никакая CRM, готовая или своя, её не закроет. Нужна система учёта объектов, и выбирать её придётся по другим признакам. Такую систему мы здесь не предлагаем: речь только о CRM.

И прямо о нашем опыте: системы для строительной компании мы не строили. Своя CRM у нас есть — CRM студии, где договор, ТЗ, счёт и акт собираются из одной карточки проекта, — но это CRM для IT-компании, а не для стройки. Всё сказанное выше — проверки для выбора, а не пересказ строительного проекта.

Если ни одна коробка не подходит

Бывает, что коробки испробованы, а объект по-прежнему живёт в таблице прораба. Тогда своя CRM для строительной компании имеет смысл, и её стоит посчитать. Первая версия у нас стоит от 900 000 ₽ и занимает десять недель. В неё входят:

  • воронка с вашими этапами, включая те, которых нет ни в одной коробке;
  • правила расчёта цены и скидок кодом, а не в памяти руководителя отдела;
  • роли: кто какие сделки видит и кто что вправе менять;
  • перенос истории, которая у вас есть сейчас, со сверкой;
  • интеграция с одной системой, без которой не обойтись: 1С, телефония или почта;
  • шесть месяцев после сдачи, в которые ошибки правим за свой счёт.

Платы за пользователей нет. Код ваш с первого коммита: репозиторий лежит в вашей организации, инфраструктура — в ваших аккаунтах.

Цена «от», оплата по этапам. Сумма этапа не растёт, пока не меняется объём, а изменение пересчитываем до начала работ. Остановиться можно после любого этапа: он закрывается промежуточным актом, сделанное остаётся у вас и работает. Фиксированную цену не обещаем, как не обещаем и того, что CRM увеличит продажи: она убирает трение и говорит правду, а продавать остаётесь вы.

Следующий шаг простой. Опишите на одной странице, как у вас идёт объект от заявки до последнего акта и где сейчас теряются данные. За 12 часов пришлём расчёт стоимости и состав первой версии с объяснением, от чего зависит цена. Если по описанию хватит коробки, так и скажем.