На практике интеграция CRM с 1С — это не «синхронизация всего со всем», а короткая цепочка. Менеджер переводит сделку на этап «Выставить счёт», в 1С появляется счёт на оплату, бухгалтерия видит поступление на расчётный счёт, и сделка в CRM сама становится «оплачено». Всё остальное — подробности этой цепочки.

Если сейчас счета из CRM перепечатывают в 1С руками, а менеджер узнаёт об оплате звонком в бухгалтерию, эта статья для вас. Обмен ломается не на программировании. Он ломается на вопросах, которые никто не задал заранее: чья запись главная, что делать с дублем, кто чинит обмен, когда 1С обновили.

Поэтому обмен решают на бумаге до первой строки кода: по каждому объекту — кто его создаёт, куда он едет и что меняет на другой стороне. Речь о постоянном обмене; разовая загрузка истории — отдельная задача, про неё мы писали в статье про перенос базы в новую CRM. Обмен с 1С мы строили в приложении для цеха: там с 1С говорит телефон сборщика, а не CRM, но вопросы те же — чья запись главная, что делать с повтором и кто чинит обмен. Ниже — то, как мы планируем такую интеграцию для CRM.

Сначала: какая у вас CRM

Если продажи живут в коробке, путь известный. Интеграция Битрикс24 с 1С и интеграция amoCRM с 1С идут через готовые модули обмена, и настраивают их интеграторы — специалисты по конкретной коробке. Мы коробки и их модули не настраиваем: это самостоятельное ремесло со своими специалистами, и в нём мы были бы медленнее и хуже. Саму 1С мы тоже не настраиваем.

Если CRM пишется под вашу компанию — CRM на заказ, — обмен с 1С проектируют вместе с системой. Какие поля есть у сделки, какие у неё этапы, какое событие двигает её дальше — всё это закладывают в модель данных сразу, а не прикручивают к готовому.

Вопросы ниже одинаковы для обоих случаев. Готовый модуль умеет передавать данные, но не решает за вас, чья карточка контрагента главная и что считать оплатой, если клиент заплатил половину. Эти решения придётся принять при любом модуле, и лучше до настройки, чем после первой путаницы в счетах.

Что идёт из CRM в 1С, а что обратно

Интеграция CRM с 1С держится на одном правиле: у каждой записи один хозяин. Одна система её создаёт и правит, вторая получает копию и с ней не спорит. Обычная раскладка по объектам выглядит так.

  • Контрагенты. Юрлицо с ИНН и КПП нужно 1С для денег и документов, а CRM — для работы с клиентом. Кто заводит карточку, решают отдельно (об этом следующий раздел), но хозяин у неё один.
  • Номенклатура и цены. Живут в 1С и едут в CRM. Менеджер выбирает товар из справочника, а не пишет название от руки — иначе в счёте появится позиция, которой в 1С нет.
  • Счета. Создаются из CRM: менеджер нажимает кнопку в сделке. Но живёт счёт в 1С — там у него номер, там его проводят и там его правит бухгалтер. CRM хранит номер, сумму и состояние.
  • Оплаты. Идут только из 1С. Поступление на расчётный счёт бухгалтерия разносит у себя, и CRM узнаёт об оплате оттуда, а не со слов менеджера.
  • Отгрузки. Тоже из 1С: проведена реализация — сделка узнаёт, что товар ушёл.
  • Документы. Первичка, счета и акты живут в 1С и там остаются. В CRM — ссылка на документ, его номер и дата, но не копия.

CRM, в которую затащили бухгалтерию, превращается во вторую бухгалтерию с расхождениями. Мы отдаём в 1С данные, а не заменяем её: учёт, зарплата и отчётность остаются там, где за ними следят люди, для которых это работа.

Простейший вариант — односторонний, когда CRM только забирает из 1С справочник контрагентов и оплаты, и в половине случаев этого достаточно; двусторонний, когда CRM сама создаёт счета в 1С, дороже и требует участия человека со стороны 1С.

Кто главный по контрагенту

Контрагент — самый спорный объект, потому что он нужен обеим системам по разным причинам. В 1С контрагент — это про деньги: реквизиты, договоры, взаиморасчёты. В CRM он про отношения: история переговоров, ответственный менеджер, следующий звонок.

Первое решение — кто может создать контрагента. Либо менеджер заводит клиента в CRM, и карточка уезжает в 1С вместе с первым счётом. Либо контрагентов заводит только бухгалтерия, а CRM их подтягивает, и до счёта менеджер работает с клиентом без реквизитов. Первый путь быстрее для продаж, второй аккуратнее для учёта.

Второе — что делает запись уникальной. Не название: «ООО Ромашка», «Ромашка ООО» и «Ромашка» — одна компания в трёх написаниях. Уникальность задаёт пара ИНН и КПП. Один ИНН с разными КПП — обычное дело для компании с филиалами, и заранее решают, один это клиент в CRM или несколько.

Третье — дубли. Когда обмен находит две карточки с одним ИНН и КПП, он показывает их человеку, а не склеивает молча. Молчаливое слияние экономит время, а стоит потерянной истории переговоров или счёта, привязанного не к тому юрлицу. Какая из трёх карточек «ООО Ромашка» настоящая, решает человек с вашей стороны.

Четвёртое — контактные лица. Одному юрлицу в CRM обычно соответствуют несколько людей: директор, закупщик, бухгалтер клиента. В 1С их нет вовсе, и тянуть их туда незачем. Контакты живут только в CRM, в 1С едет юрлицо.

Как оплата и отгрузка из 1С двигают сделку

Для отдела продаж смысл интеграции CRM с 1С в том, что сделка движется сама, когда в 1С что-то произошло. Для этого события 1С заранее сопоставляют с этапами воронки:

  • в 1С создан счёт на оплату — сделка на этапе «Ждём оплату»;
  • поступление на расчётный счёт на всю сумму — «Оплачено»;
  • проведена реализация на всю сумму — «Отгружено».

Простой случай описывается одной строкой. Время уходит на непростые, и их лучше перечислить до начала работ.

  • Частичная оплата. Клиент заплатил половину. Сделка остаётся на этапе оплаты, в карточке видны оплаченная сумма и остаток. «Оплачено» ставится на полную сумму — или на ту долю, которую вы сами назовёте достаточной для отгрузки.
  • Два платежа за один счёт. Их складывают по счёту, а не принимают второй платёж за новую оплату. Поэтому оплата привязывается к счёту, а не к сделке напрямую.
  • Возврат. Деньги ушли обратно — сделка не должна остаться «оплаченной». Заранее решают, куда она возвращается: на этап оплаты или в отдельное состояние.
  • Отгрузка частями. «Отгружено» ставится, когда ушло всё; до этого в сделке видно, что уже отгружено, а что ещё нет.

Важная граница: CRM не пересчитывает бухгалтерию. Она не решает, закрыт ли счёт, не считает задолженность по-своему и не правит суммы. Она читает то, что посчитала 1С, и двигает сделку. Если цифры в двух системах разошлись, права 1С, а ошибку ищут в обмене.

Если одно и то же поле правят в двух местах

Хозяина назначают не только записи, но и каждому полю. Название и реквизиты контрагента — за 1С. Ответственный менеджер, источник клиента и этап сделки — за CRM. Телефон и адрес доставки можно отдать любой стороне, но только одной.

Что происходит, если поле всё-таки поправили не там? Вариантов немного: другая сторона либо вовсе не даёт его редактировать, либо принимает правку, но при следующем обмене её перезаписывает значение хозяина, либо отправляет спорное изменение человеку на решение. Выбор зависит от поля: опечатку в телефоне можно тихо перезаписать, изменённый ИНН — нельзя.

Самое опасное правило — «последний победил»: какое изменение пришло позже, то и верно. Звучит разумно, но выглядит так. Утром бухгалтер исправил реквизиты в 1С, днём менеджер открыл в CRM старую карточку, поправил телефон и сохранил — и вместе с телефоном обмен вернул в 1С старые реквизиты. Никто ничего не ломал, а следующий счёт уходит на неверный КПП.

Поэтому каждый обмен пишет журнал: что передано, откуда, в какой момент и чем закончилось. Когда в сделке вдруг не та сумма, журнал сразу показывает, какая сторона её прислала. Без журнала такой разбор тянется днями и заканчивается спором отдела продаж с бухгалтерией.

Кто делает обмен со стороны 1С

В интеграции участвуют три стороны, и каждая отвечает за своё. Сторону 1С делает ваш франчайзи или штатный специалист по 1С — это его работа и его счёт. Сторону CRM делает подрядчик по CRM. А между ними нужен человек с вашей стороны, который решает споры: какая карточка настоящая, что считать оплатой, чьё поле главное.

Объём работы на стороне 1С зависит от конфигурации: с типовой обмен предсказуем, а сильно доработанная или самописная удлиняет проект, поэтому до подписи стоит попросить: «покажите, что у вас в 1С менялось».

Ещё один вопрос обычно вспоминают слишком поздно: 1С обновили, и обмен перестал работать. Кто его чинит и за чей счёт, договариваются до старта, а не в день, когда встали счета. Отдельно решают, когда обмен идёт по расписанию, а когда по событию, — это мы разбирали в статье про личный кабинет.

Как проверить, что обмен CRM с 1С работает

Обмен CRM с 1С проверяют не на одном удачном счёте, а на неудобных случаях. Перед запуском их прогоняют на копии базы 1С по списку:

  • частичная оплата — сделка осталась на этапе оплаты, остаток виден;
  • тот же ИНН с другим КПП — появился филиал, а не дубль и не перезапись головной компании;
  • переименованный контрагент — новое название доехало, история в CRM осталась при нём;
  • отменённый счёт — сделка не ждёт оплату по счёту, которого больше нет;
  • возврат — сделка ушла из «Оплачено» туда, куда договорились;
  • отгрузка частями — сделка не стала «Отгружено» после первой партии.

Второй слой — сверка итогов. За выбранный период сумму оплат по сделкам в CRM сравнивают с поступлениями в 1С по тем же клиентам, число счетов — с числом счетов. Расхождение даже на рубль — повод найти причину до запуска, а не после.

Третий слой — журнал каждого обмена, который после запуска кто-то читает хотя бы первые недели. Цель у всей проверки одна, и в плане мы записываем её так: то, что раньше переносили руками, приезжает само. Если менеджер по-прежнему звонит в бухгалтерию узнать об оплате, обмен не доделан.

Когда делают интеграцию CRM с 1С и сколько она стоит

В CRM, которую делаем мы, первая версия включает одну интеграцию — с системой, без которой не обойтись: 1С, телефония или почта. Чаще всего это 1С. Её выбирают на первой неделе и подключают на восьмой из десяти. Ограничение не в технологии, а во внимании: каждая интеграция — маленький проект с чужим расписанием и чужой документацией. Остальные идут вторым этапом и считаются отдельно, когда система уже в работе и приоритет виден.

Первая версия CRM стоит от 900 000 ₽. Это дороже обычной внутренней системы, потому что у CRM две спутницы: перенос истории и интеграция. Отдельной цены за интеграцию мы не публикуем — её объём зависит от ответов на вопросы из этой статьи. Оплата идёт по этапам: сумма этапа не растёт, пока не меняется объём, а изменение пересчитываем до начала работ. Остановиться можно после любого этапа — сделанное остаётся у вас и работает.

Если хотите понять, как это выглядит для вашей компании, опишите задачу на одну страницу: какая у вас CRM или какую планируете, какая 1С и что сейчас перепечатывают руками. Базовый расчёт придёт за 12 часов, а ответы на вопросы из этой статьи станут его основой.